Аксессуары и гаджеты Политика обработки персональных данных
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора
ООО "МИ БАЙ"
от 03.11.2022 № 3.11/1
ПОЛИТИКА
обработки персональных данных
в ООО "МИ БАЙ"
ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Политика обработки персональных данных в ООО "МИ БАЙ" (далее – Политика) определяет основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых в ООО "МИ БАЙ" персональных данных, функции ООО "МИ БАЙ" при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также реализуемые в ООО "МИ БАЙ" требования к защите персональных данных.
1.2. Политика разработана с учетом требований Конституции Республики Беларусь, Трудового кодекса Республики Беларусь, Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее - Закон о защите персональных данных); Закона Республики Беларусь от 21.07.2008 № 418-З «О регистре населения», Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь в области персональных данных.
1.3. Положения Политики служат основой для разработки локальных правовых актов, регламентирующих вопросы обработки персональных данных работников ООО "МИ БАЙ" и других субъектов персональных данных.
ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
2.1. Биометрические персональные данные - информация, характеризующая физиологические и биологические особенности человека, которая используется для его уникальной идентификации (отпечатки пальцев рук, ладоней, радужная оболочка глаза, характеристики лица и его изображение и др.).
2.2. Блокирование персональных данных - прекращение доступа к персональным данным без их удаления.
2.3. Генетические персональные данные - информация, относящаяся к наследуемым либо приобретенным генетическим характеристикам человека, которая содержит уникальные данные о его физиологии либо здоровье и может быть выявлена, в частности, при исследовании его биологического образца.
2.4. Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
2.5. Обработка персональных данных - любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных.
2.6. Общедоступные персональные данные - персональные данные, распространенные самим субъектом персональных данных либо с его согласия или распространенные в соответствии с требованиями законодательных актов.
2.7. Персональные данные - любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано.
2.8. Предоставление персональных данных - действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенного лица или круга лиц.
2.9. Распространение персональных данных - действия, направленные на ознакомление с персональными данными неопределенного круга лиц.
3.10. Специальные персональные данные - персональные данные, касающиеся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных или других убеждений, здоровья или половой жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, а также биометрические и генетические персональные данные.
2.11. Субъект персональных данных - физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных.
2.12. Трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства.
2.13. Удаление персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить персональные данные в информационных ресурсах (системах), содержащих персональные данные, и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
2.14. Физическое лицо, которое может быть идентифицировано, - физическое лицо, которое может быть прямо или косвенно определено, в частности, через фамилию, собственное имя, отчество, дату рождения, идентификационный номер либо через один или несколько признаков, характерных для его физической, психологической, умственной, экономической, культурной или социальной идентичности.
2.15. Информация - сведения (сообщения, данные) о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
2.16. Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
ГЛАВА 3. ПРИНЦИПЫ И ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. ООО "МИ БАЙ", являясь оператором персональных данных, осуществляет обработку персональных данных своих работников и других субъектов персональных данных, не состоящих с ООО "МИ БАЙ" в трудовых отношениях.
3.2. Обработка персональных данных осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников ООО "МИ БАЙ" и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:
- обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
- обработка персональных данных осуществляется соразмерно заявленным целям их обработки и обеспечивает на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц;
- обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами;
- обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее заявленных законных целей. Не допускается обработка персональных данных, не совместимая с первоначально заявленными целями их обработки;
- содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не являются избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
- обработка персональных данных носит прозрачный характер. Субъекту персональных данных может предоставляться соответствующая информация, касающаяся обработки его персональных данных;
- оператор принимает меры по обеспечению достоверности обрабатываемых им персональных данных, при необходимости обновляет их;
- хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.
3.3. Персональные данные обрабатываются ООО "МИ БАЙ" в целях:
3.3.1. осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Республики Беларусь на ООО "МИ БАЙ", в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, а также в иные государственные органы;
3.3.2. исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Республики Беларусь об исполнительном производстве;
3.3.3. защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных;
3.3.4. реализации прав и законных интересов ООО "МИ БАЙ" в связи с осуществлением видов экономической деятельности либо для достижения общественно значимых целей;
3.3.5. подготовки, заключения, исполнения и прекращения гражданско-правовых и внешнеторговых договоров с контрагентами;
3.3.6. регулирования трудовых отношений с работниками (формирование баз данных и справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности Оператора, составление характеристик, предоставления информации в банки, направление на обучение или повышение квалификации, поощрение работника, продвижение по службе, направление в командировку, создание необходимых условий для выполнения работы и контроль за ее качественным выполнением);
3.3.7. совершенствования работы с кандидатами на рабочие места (содействие в трудоустройстве, регистрация в базе данных кандидатов на вакансии, включение в кадровый резерв, подготовка трудового договора);
3.3.8. формирования справочных материалов, создания баз данных на базе программного обеспечения (1С: Бухгалтерия и иных подобных) для внутреннего информационного обеспечения деятельности ООО "МИ БАЙ";
3.3.9. обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов на объектах ООО "МИ БАЙ";
3.3.10. составления списка детей работников для организации вручения подарков на Новый год, предоставление путевок в летние лагеря и санатории;
3.3.11. предоставления материальной помощи в связи с наступлением значимых событий в жизни работников (юбилей, рождение ребенка, свадьба, смерть близких либо самого работника);
3.3.12. составления списков работников и предоставления иной информации для организации различных корпоративных мероприятий ООО "МИ БАЙ";
3.3.13. предоставления родственникам работников льгот и компенсаций;
3.3.14. выявления конфликта интересов;
3.3.15. организации и сопровождения деловых поездок;
3.3.16. проведения мероприятий и обеспечения участия в них субъектов персональных данных;
3.3.17. обеспечения безопасности, сохранения материальных ценностей и предотвращения правонарушений;
3.3.18. выдачи доверенностей и иных уполномочивающих документов;
3.3.19. проверки контрагентов, ведения переговоров с контрагентами;
3.3.20. размещения информации на сайте ООО "МИ БАЙ";
3.3.21. рекламы и продвижения услуг, в том числе представления информации о деятельности ООО "МИ БАЙ";
3.3.22. обработки поступивших обращений и претензий;
3.3.23. исполнения обязанности налогового агента;
3.3.24. приемом, обработкой, исполнением, доставкой заказов, оформленных покупателями в интернет магазине ООО "МИ БАЙ";
3.3.25. привлечения банковского кредита/рассрочки при продаже товара в кредит/рассрочку с использованием ресурсов банка;
3.3.26. иные цели, направленные на обеспечение нормального ведения финансово-хозяйственной деятельности, соблюдения трудовых договоров, законов и иных нормативных правовых актов.
ГЛАВА 4. ПЕРЕЧЕНЬ СУБЪЕКТОВ И ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ОПЕРАТОРОМ
4.1. В ООО "МИ БАЙ" обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов:
4.1.1. работников ООО "МИ БАЙ";
4.1.2. других субъектов персональных данных (для обеспечения реализации целей обработки, указанных в гл. 3 настоящей Политики).
4.2. Перечень персональных данных, обрабатываемых Оператором, определяется законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами с учетом целей обработки персональных данных.
4.3. Обработка специальных персональных данных, касающихся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных или других убеждений, здоровья или интимной жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, а также биометрических и генетических персональных данных, в ООО "МИ БАЙ" не осуществляется, за исключением случаев, когда их обработка предусмотрена законодательством.
ГЛАВА 5. ФУНКЦИИ ОПЕРАТОРА ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
5.1. ООО "МИ БАЙ" при осуществлении обработки персональных данных:
принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения требований законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов ООО "МИ БАЙ" в области персональных данных;
принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
назначает структурное подразделение или лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных;
издает локальные правовые акты, определяющие политику и вопросы обработки и защиты персональных данных в ООО "МИ БАЙ";
осуществляет ознакомление работников ООО "МИ БАЙ", непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов ООО "МИ БАЙ" в области персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, и обучение указанных работников;
публикует или иным образом обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике;
сообщает в установленном порядке субъектам персональных данных или их представителям информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующим субъектам, предоставляет возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении и (или) поступлении запросов указанных субъектов персональных данных или их представителей, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь;
прекращает обработку и уничтожает персональные данные в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь в области персональных данных;
совершает иные действия, предусмотренные законодательством Республики Беларусь в области персональных данных.
ГЛАВА 6. УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ООО "МИ БАЙ"
6.1. Обработка персональных данных в ООО "МИ БАЙ" осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством.
6.2. ООО "МИ БАЙ" без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено законодательством.
6.3. ООО "МИ БАЙ" вправе поручить обработку персональных данных от имени ООО "МИ БАЙ" или в его интересах уполномоченному лицу на основании заключаемого с этим лицом договора. Договор должен содержать:
цели обработки персональных данных;
перечень действий, которые будут совершаться с персональными данными уполномоченным лицом;
обязанности по соблюдению конфиденциальности персональных данных;
меры по обеспечению защиты персональных данных в соответствии со ст. 17 Закона о защите персональных данных.
Уполномоченное лицо не обязано получать согласие субъекта персональных данных. Если для обработки персональных данных по поручению ООО "МИ БАЙ" необходимо получение согласия субъекта персональных данных, такое согласие получает ООО "МИ БАЙ".
6.4. В целях внутреннего информационного обеспечения ООО "МИ БАЙ" может создавать внутренние справочные материалы, в которые с письменного согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь, могут включаться его фамилия, имя, отчество, место работы, должность, год и место рождения, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.
6.5. Доступ к обрабатываемым в ООО "МИ БАЙ" персональным данным определяется локальными правовыми актами и законодательством Республики Беларусь.
ГЛАВА 7. ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЙСТВИЙ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ И СПОСОБЫ ИХ ОБРАБОТКИ
7.1. ООО "МИ БАЙ" осуществляет обработку персональных данных (любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных).
7.2. Обработка персональных данных в ООО "МИ БАЙ" осуществляется следующими способами:
с использованием средств автоматизации;
без использования средств автоматизации, если при этом обеспечиваются поиск персональных данных и (или) доступ к ним по определенным критериям (картотеки, списки, базы данных, журналы и др.).
ГЛАВА 8. ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
8.1. Субъекты персональных данных имеют право на:
отзыв согласия субъекта персональных данных;
получение информации, касающейся обработки персональных данных, и изменение персональных данных;
требование прекращения обработки персональных данных и (или) их удаления;
обжалование действий (бездействия) и решений оператора, связанных с обработкой персональных данных.
ГЛАВА 9. МЕРЫ, ПРИНИМАЕМЫЕ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАННОСТЕЙ ОПЕРАТОРА
9.1. Меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения ООО "МИ БАЙ" обязанностей Оператора в области персональных данных, включают:
предоставление субъектам персональных данных необходимой информации до получения их согласий на обработку персональных данных;
разъяснение субъектам персональных данных их прав, связанных с обработкой персональных данных;
получение письменных согласий субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
назначение структурного подразделения или лица, ответственного за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в ООО "МИ БАЙ";
издание документов, определяющих политику ООО "МИ БАЙ" в отношении обработки персональных данных;
ознакомление работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных в ООО "МИ БАЙ", с положениями законодательства о персональных данных;
установление порядка доступа к персональным данным, в том числе обрабатываемым в информационном ресурсе (системе);
осуществление технической и криптографической защиты персональных данных в ООО "МИ БАЙ" в установленном порядке в соответствии с классификацией информационных ресурсов (систем), содержащих персональные данные;
обеспечение неограниченного доступа, в том числе с использованием глобальной компьютерной сети Интернет, к документам, определяющим политику ООО "МИ БАЙ" в отношении обработки персональных данных, до начала такой обработки;
прекращение обработки персональных данных при отсутствии оснований для их обработки;
незамедлительное уведомление уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных о нарушениях систем защиты персональных данных;
осуществление изменения, блокирования, удаления недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных;
ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее заявленных законных целей;
осуществление хранения персональных данных в форме, позволяющей идентифицировать субъектов персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.
9.2. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных устанавливаются в соответствии с локальными правовыми актами ООО "МИ БАЙ" и законодательством Республики Беларусь.
ГЛАВА 10. КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ТРЕБОВАНИЙ В ОБЛАСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
10.1. Контроль за соблюдением локальных правовых актов ООО "МИ БАЙ" в области персональных данных осуществляется с целью проверки соответствия обработки персональных данных локальным правовым актам ООО "МИ БАЙ", в том числе требованиям к защите персональных данных, и направлен на принятие мер по предотвращению и выявлению нарушений законодательства в области персональных данных, выявлению возможных каналов утечки и несанкционированного доступа к персональным данным, устранению последствий таких нарушений.
10.2. Внутренний контроль за соблюдением локальных правовых актов ООО "МИ БАЙ" в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется лицами, ответственными за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных.